Az email marketing automatizálás nem azt jelenti, hogy a rendszer helyetted gondolkodik. Te határozod meg az indító eseményt, a várakozást, az üzeneteket és a leállási feltételeket; a szoftver pedig következetesen végrehajtja a folyamatot. A legjobb automatizmus egy gyakran ismétlődő, jól körülhatárolható ügyfélhelyzetet old meg.
Miből áll egy email automatizmus?
Négy építőelem szinte minden folyamatban megjelenik:
- Indító esemény: például feliratkozás, rendelés, kattintás vagy dátum.
- Feltétel: kire vonatkozzon, és mikor ne fusson tovább?
- Lépések és várakozás: milyen email menjen, mennyi idő elteltével?
- Kilépés: milyen eseménynél érje el a célját vagy álljon le?
Előbb rajzold fel a folyamatot három-négy egyszerű dobozzal. Ha papíron sem egyértelmű, automatizálva csak gyorsabban lesz zavaros.
1. Üdvözlő sorozat feliratkozás után
Indító: megerősített feliratkozás. Cél: az új olvasó megértse, mit kap és merre induljon.
- Azonnal: köszöntés, az ígért anyag vagy első hasznos lépés.
- 1–2 nap múlva: a legfontosabb útmutató vagy termékkategória.
- 3–5 nap múlva: válasz egy gyakori kérdésre, majd egy világos következő lépés.
Az első levél emlékeztesse a címzettet, hol iratkozott fel. Ne indítsd el a sorozatot függő, még meg nem erősített címre. A double opt-in folyamat és az üdvözlés így egymásra épül.
2. Kosárelhagyási emlékeztető
Indító: a kosár létrejött, de meghatározott időn belül nem érkezett sikeres rendelés. Cél: segíteni a vásárlás folytatását.
Az első emailben mutasd meg a kosár tartalmát és a visszatérés lehetőségét. A második üzenet kezelhet gyakori akadályt, például szállítási vagy fizetési kérdést. Kedvezményt csak tudatos üzleti szabály alapján adj, különben arra tanítod a vásárlókat, hogy érdemes félbehagyni a kosarat.
Fontos kilépési feltétel a sikeres rendelés. Aki közben vásárolt, ne kapjon újabb „befejeznéd?” levelet.
3. Rendelés utáni utánkövetés
Indító: rendelés létrejötte, sikeres fizetés vagy kézbesítés. Cél: csökkenteni a bizonytalanságot, segíteni a használatot és megfelelő időben visszajelzést kérni.
- Rendelés után: mi fog történni, hol követhető a folyamat?
- Kézbesítés után: használati vagy ápolási tanács.
- Néhány nap múlva: elégedettségi kérdés vagy véleménykérés.
- Később: valóban kapcsolódó kiegészítő vagy újravásárlási emlékeztető.
A Hírlevelek.eu WooCommerce- és UNAS-eseményekkel, valamint béta Shoprenter-kapcsolattal támogat webshopos munkafolyamatokat. A rendelési és fizetési emailek egy része kötelező tranzakciós tájékoztatás lehet; ezt ne keverd automatikusan marketing-hozzájáruláshoz kötött ajánlatokkal.
4. Születésnapi vagy évfordulós folyamat
Indító: a feliratkozó által megadott dátum. Cél: releváns, személyes figyelem egy előre ismert napon.
Csak akkor kérj születési dátumot, ha tényleg használod, és mondd el, miért van rá szükséged. Sok esetben a hónap és nap elegendő; a teljes születési év felesleges adat lehet. Alternatíva lehet az ügyfélkapcsolat évfordulója vagy a tagság kezdőnapja.
A folyamat időzónáját és a február 29-i esetet is teszteld. A kedvezmény lejárata legyen egyértelmű, az üzenet pedig akkor is működjön, ha nincs személynév.
5. Visszacsábítás hosszabb inaktivitás után
Indító: a feliratkozó legalább 90 napja nem mutatott aktivitást. Cél: kideríteni, szeretne-e még levelet kapni, és tisztítani a listát.
Ne csak akciót küldj. Emlékeztesd az olvasót a feliratkozás értékére, kínálj témaválasztást, vagy kérdezd meg, milyen tartalom érdekli. Ha továbbra sincs érdemi reakció, érdemes lehet ritkítani vagy lezárni a marketingküldést az adott címre.
A megnyitás önmagában nem mindig megbízható aktivitásjel. Ha lehet, vedd figyelembe a kattintást, a vásárlást, az űrlapkitöltést és más valódi műveletet is.
6. Kampányreakcióra épülő folytatás
Indító: kampány megnyitása, linkkattintás vagy meghatározott időn belüli meg nem nyitás. Cél: az érdeklődés szintjéhez igazítani a következő üzenetet.
- A konkrét terméklinkre kattintó kapjon részletesebb tájékoztatást ugyanarról a témáról.
- A nem megnyitónál próbálhatsz új tárgysort, de ne küldd újra korlátlanul ugyanazt.
- A már konvertáló felhasználó lépjen ki az értékesítési utánkövetésből.
Az Apple Mail és más adatvédelmi megoldások miatt a megnyitási jel torzulhat. Üzleti döntésnél a kattintás és a céloldali esemény rendszerint erősebb jel.
7. Esemény és RSVP utánkövetés
Indító: meghívás, „igen” vagy „nem” RSVP-válasz, illetve az esemény dátuma. Cél: minden résztvevő a saját helyzetének megfelelő információt kapja.
Az igen választ adóknak menjen helyszín, időpont, felkészülési információ és emlékeztető. A nemet választókat ne terheld résztvevői levelekkel; kaphatnak később összefoglalót, ha ehhez megfelelő kapcsolat és jogalap van. Válasz nélkül egyetlen udvarias emlékeztető többnyire jobb, mint a napi sürgetés.
Automatizálási terv egy oldalon
| Mező | Mit írj bele? |
|---|---|
| Cél | Egy mérhető üzleti vagy ügyfélélmény-eredmény |
| Lista | Az a konkrét lista, amelyhez a folyamat tartozik |
| Indító | Egyértelmű esemény és szükséges konfiguráció |
| Kizárás | Leiratkozott, tiltott, már vásárolt vagy más nem releváns állapot |
| Lépések | Email, várakozás, feltétel és sorrend |
| Kilépés | Az esemény, amelynél nincs több üzenet |
| Mérés | Kattintás, válasz, jelentkezés, rendelés vagy más cél |
| Tulajdonos | Ki ellenőrzi időszakosan a tartalmat és a működést? |
Hogyan vezesd be biztonságosan?
- Kezdj egyetlen, nagy értékű folyamattal.
- Használj belső vagy kifejezetten engedélyezett tesztcímet, és járd végig minden ágat.
- Ellenőrizd a listát, a feltételeket, a várakozásokat, a linkeket és a kilépést.
- Aktiválás után figyeld a hibákat, leiratkozásokat és célműveleteket.
- Jelölj ki rendszeres felülvizsgálatot, mert az ajánlatok és linkek elavulhatnak.
A Hírlevelek.eu automatizációs funkciói között feliratkozási, dátum-, kampány-, webshop-, csoport-, RSVP- és egyéni indítókat is találsz. Először azonban ne a legtöbb ágat építsd meg, hanem azt az egy folyamatot, amelyik a legtöbb ismétlődő kézi munkát vagy ügyfélbizonytalanságot szünteti meg.